Apps y técnicas para organizar tareas eficientemente

por | May 26, 2021 | Emprendedores | 0 Comentarios

En cualquier emprendimiento o en la vida misma una de las tareas más importantes y complicadas de hacer es la planificación. En esta entrada veremos como organizar tareas eficientemente y cómo definir tus objetivos.

Por nuestra naturaleza biológica se nos da de lujo obtener recompensas inmediatas o casi inmediatas, por eso la gran mayoría de la gente no planifica más allá de su día a día. Simplemente se dejan llevar obteniendo recompensas diarias que, en su conjunto, no llegan a ningún sitio definido. También lo conocerás por la carrera de la rata.

Pero de biología humana y recompensas no te voy a hablar en esta entrada, aquí te voy a explicar desde un punto de vista un tanto personal, que programas utilizo para organizar no solo mi día a día, sino la semana, el mes e incluso el año.

¿Por qué es importante organizar tareas correctamente?

Estar bien organizado y tener tus tareas correctamente definidas es la clave para cumplir tus objetivos a largo plazo.

Una ocasión un conocido me contó que su objetivo a largo plazo era simplemente ganar más dinero, y que su objetivo para aquel año era que le aumentasen el sueldo en la empresa de la que trabajaba.

¿Es realmente un objetivo esto?

O más bien es un medio para conseguir alguna cosa determinada… Quiero ganar más dinero para conseguir una vida más cómoda y comprarme una casa mejor.

¡Ahora sí que tenemos un objetivo! Tener una vida más cómoda. El hecho de ganar más dinero simplemente es el medio para conseguirlo.

Por desgracia y, para la persona que me contaba esta historia, tengo que decir que no se trata de un objetivo ni mucho menos. Primero que nada, no depende de él que se cumpla, segundo, quiere que le aumenten el sueldo – ¿pero en cuánto? ¿Se puede medir? – Me temo que no.

Sin duda la persona de la que hablo no tiene un objetivo de vida bien definido. En consecuencia, tampoco puede definir las acciones necesarias que le llevarán al éxito. Simplemente se conforma con el día a día y la recompensa de ver aumentado un poco su sueldo en la revisión del siguiente año.

El objetivo es lo primero

El libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva habla entre muchos otros conceptos de algo que particularmente me encanta. ¡Comenzar con un fin en la mente! ¡Un fin, un objetivo, una meta o un gran sueño!

A partir de este momento ya puedes empezar a trazar tu ruta, dado que todas las accionas que vas a tomar a partir de esta declaración de objetivos girarán en torno a ese objetivo final.

Tu objetivo puede ser material, como tener una casa en la montaña, una mansión en Miami o un coche de lujo. Pero también puede ser inmaterial, tener una vida feliz, trabajar menos horas para disfrutar de tu familia, tener más días libres…

Sea cual sea tu objetivo final, cuando lo tengas definido podrás empezar a escribir tu misión personal y comenzar a trazar una ruta a seguir hacia tus objetivos.  

No todo es software

Es posible que ahora mismo ya tengas muy claro tu objetivo y tu meta a cumplir, sabes a dónde quieres llegar. ¡Ha llegado el momento de escribirlo! Pero en papel y en un sitio que lo puedas ver todos los días.

Puede ser un postit en la nevera, una agenda, un calendario en la pared… Da igual mientras lo veas cada día y te recuerde que ese es el camino que has decidido seguir de ahora en adelante.

A partir de ahora, antes de tomar ninguna acción te tendrás que preguntar. ¿Esto que estoy haciendo me lleva al sitio dónde quiero estar mañana? – Si la respuesta es afirmativa adelante, si la respuesta es negativa replantéate esa acción.

Con todo esto ya podrás trazar una ruta y organizar tareas. Por ejemplo, a un año vista.

Ahora puedes ya puedes coger una agenda y el último día del año anota todas esas cosas que te gustaría haber conseguido desde hoy mismo. ¿Cómo te sientes con ello? – Se que puede asustar, pero no te preocupes, es completamente normal. Yo también he pasado por ello y se de lo que hablo.

Llega la hora de organizar tareas

Ahora que ya tienes tu gran objetivo, tu meta, tu fin en la mente, y los objetivo a cumplir este mismo año. Podrás empezar a organizar tareas diarias que te lleven a ese gran objetivo.

¿Estas listo o lista?

Solo queda una cosa más que deberás cumplir, has de tener disciplina y ser muy constante con tus actos, piensa que de lo que hagas hoy va a depender tu futuro. Te recomiendo leer el post cómo crear buenos hábitos y ser un 1% mejor cada día

También te recomiendo encarecidamente el libro Hábitos atómicos en el que podrás profundizar mucho más sobre estos temas.

Apps para organizar tareas

Como ya he venido diciendo en los anteriores párrafos, no es la herramienta la que marca la tarea, sino la tarea la que marca la herramienta a utilizar. En mi experiencia personal utilizo una mezcla entre organización en papel de toda la vida y algunos programas que a continuación te detallaré:

Trello

Se trata de un programa de gestión de tareas y organización de equipos desarrollado por la empresa Altassian, un referente en el sector. Su principal ventaja es su formato Kanban en el que puedes definir diferentes etapas dentro de las que, se pueden subdividir en tareas y subtareas.

Además, permite trabajar con equipos y asignar tareas a determinadas personas. También puedes asignar fechas de vencimiento entre muchas otras opciones interesantes. En mi experiencia personal lo utilizo a nivel de Blogging. En él tengo divididas bloques de actividades generales:

  • Idea de post: La voy llenando de ideas sobre futuros temas a tratar conforme me van llegando a la mente.
  • Fase de estructura: En esta fase únicamente escribo la estructura del post, con sus títulos y subtítulos. Básicamente por tener un esqueleto de lo que posteriormente voy a escribir.
  • Fase de borrador: La fase de borrador es en la que estoy ahora mismo escribiendo estas palabras. Es una fase de escritura rápida.
  • Fase de edición: La siguiente fase consiste en ordenar el texto, corregir las faltas, añadir faltantes y quitar sobrantes.
  • Fase de maquetado y programación: En esta fase me llevo el texto a WordPress, lo maqueto según corresponda, añado las negritas, subrayados, fotos, videos, etc… y finalmente programo el post para una fecha determinada.  
  • Fase de promoción: Una vez publicado el post entramos en la fase de promoción del mismo en la que lo doy a conocer a mi publico y en las redes sociales.
  • Finalizado: Finalmente el post llega a su etapa final y lo doy por concluido.

Te he contado mi proceso de publicación de entradas en mi blog, por que ejemplifica a la perfección la forma en que trabaja Trello. Puedes crear tareas que pasarán por las diferentes fases hasta su fase final donde las darás por concluidas.

Microsoft To Do

Microsoft To Do es un software muy simple pero efectivo. En él puedes crear listas de tareas e ir tachando conforme las vas realizando. Lo ideal es crear diferentes listas de tareas con usos diversos: para tus tareas personales, para organizar tareas de tus clientes, o incluso para la lista de la compra.

Te da la opción de añadir las tareas a tu día para asegúrate de lo que tienes que hacer un día determinado y también puedes compartir las listas con otras personas para que el trabajo se convierta en mucho más eficiente.

Calendly

¡Bendito día que descubrí Calendly! Se trata de un software de gestión de agenda, y resulta ideal para todas aquellas personas que en su día a día realizan sesiones de trabajo en directo con otras personas. Ya sea de forma presencial o remota.

Lo mejor de todo es que bastará con registrar-te, crear un servicio, sincronizarlo con tu Google Calendar y será como si hubieses contratado a una persona que gestione tu agenda.

https://calendly.com/nomadwebs/sesion-nomadwebs?month=2021-05

Google Calendar

En combinación con la anterior Google Calendar me ayuda a concertar las citas con mis clientes. Pero además también la utilizo para bloquearme horas o incluso días. No voy a entrar en detalles ya que si estas leyendo esto tendrás experiencia de sobras con Google calendar.

Excel

Y finalmente pero no menos importante que los anteriores está Excel. Como dice el gran Boluda, ¡El Excel lo aguanta todo! Personalmente lo utilizo para crear horarios, calendarios personalizados, listas de tareas para organizar algo de forma rápida. Pero también para llevar mis finanzas personales empresariales, crear hojas de planificación de trabajo para mis clientes…

Excel de regalo

A continuación, te dejo un regalo en forma de Excel de planificación solo por haber llegado hasta aquí. Sin registros adicionales, sin pedirte el email a cambio de él, nada… Simplemente por haber llegado hasta aquí.

Excel de planificación editorial de regalo

Conclusión

Como has podido observar, los programas de gestión y organización de tareas no son lo más importante. Lo primordial ante todo es planificar correctamente sabiendo hacia dónde quieres ir, solo así sabrás el camino que has de tomar.

Otra conclusión es que existen una gran cantidad de softwares de gestión de tareas y organización, mi reflexión es que todos son buenos y que cada uno tiene sus cosas. Pero en el fondo todos han sido gestados bajo la misma premisa: Hacernos la vida un poco más fácil.

Si no sabes que software elegir te diré que no te compliques, incluso una hoja de papel o una agenda tradicional (que tengas siempre localizada) te ayudará a realizar una correcta gestión de tus tareas.

Si no tienes una agenda tradicional te recomiendo encarecidamente que adquieras una ya mismo. Puedes adquirirla dónde quieras, pero si compras una a través de alguno de estos enlaces me estarás ayudando a continuar mi actividad y poder seguir ofreciéndote contenido semanal de valor.

¿Te ha gustado el artículo? ¿Utilizas algún otra app adicional y quieres compartir tu opinión sobre la misma? ¿Te gustaría escribir en mi Blog como invitado? Estaré encantado de leerte en los comentarios.

Gracias por tu tiempo y nos vemos en la siguiente entrada.

Francisco Sánchez

Francisco Sánchez

Diseño web especializado en conversiones. Fundador Nomadwebs.com Mi propósito es acompañar a emprendedores y Pymes en la digitalización de negocios utilizando el diseño web, estrategias de marketing digital y embudos de venta.

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